Uso eficiente de e-mails

Paulo Cezar de Almeida | 25/04/2017

Dicas para uso do GMail como aplicativo de leitura de e-mails com contas privadas.

Apesar de existir diversos mecanismos de comunicação, o e-mail reina absoluto no mundo corporativo. A comunicação imediata proporcionada pelos aplicativos de mensagens são ótimos para solução de problemas urgentes, mas se tornam um problema por gerar distrações e exigirem um retorno imediato.

As pessoas precisam de tempo para analisar e criar soluções para os problemas. E é ai que o e-mail entra, permitindo um intercâmbio de informações sem necessariamente exigir um retorno imediato. Por outro lado, como tudo neste mundo cão, o e-mail tem seus problemas. As mensagens indesejadas com propagandas (SPAMs) ou vírus são muito comuns. Estratégias de marketing digital passam pelo envio massivo de mensagens que lotam as caixas postais, gerando um transtorno quase insolúvel. Como no meio das centenas de mensagens indesejadas por ter o e-mail de um novo cliente, tempos de penosamente de vasculhar a lixeira para não perdê-los.

As ferramentas para gerenciar as caixas postais são muitas. Os webmails são interessantes porque permitem acessar as mensagens de qualquer computador. Os aplicativos desktop nos permitem preservar as mensagens sem o risco de um dia, o webmail sumir na nuvem. E com os celulares inteligentes, as mensagens nos acompanham em qualquer lugar. Mas sempre há uma confusão qualquer nestas opções. Nem sempre estes sistemas estão presentes no momento de sua necessidade.

Duas soluções resolvem estes problemas, nos protegem de e-mails contaminados por vírus e facilitam a verificação da lixeira por e-mails importantes: o Outlook da Microsoft e o Gmail do Google. Ambos têm funções interessantes para manter os e-mails centralizados e acessíveis nos mais diferentes dispositivos, sem perda de funcionalidade. Há ainda uma vantagem a mais: eles permitem configurar os e-mails de nossos domínios e operá-los de forma centralizada. Assim, posso usar o Gmail para tratar as mensagens de um e-mail do domínio da minha empresa. Não preciso usar algo do tipo fulano@gmail.com. Posso tranquilamente acessar o meu e-mail do tipo paulo@minhaempresa.com.br. Isto facilita muito, porque às vezes é necessário ter e-mails específicos por questões de marketing e não precisamos ficar pulando de um domínio para o outro para gerenciá-los. O Gmail acessa todas as caixas postais, centraliza tudo em seus servidores e nos avisa da chegada de e-mails nos mais diversos dispositivos.

Basicamente, basta criar uma conta no Outlook ou no Gmail, e, seguindo as instruções, configurar todas as caixas postais neles. A partir daí, seja usando o sistema na web ou instalando o aplicativo correspondente no dispositivo (existem versões de apps para iOS, Windows Phone e Android), você tem acesso às mensagens onde estiver. Isto facilita muito o trabalho e o mantém informado sem dor de cabeça.

O tempo dos programas de e-mails nos desktops já foi. Você ganha muito em produtividade investindo um tempo para adotar um destes sistemas.

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